最近日本PHPユーザ会関連で決定ぽいのがIRCで行われることが結構あるように見えます.
PHP勉強会も結構昔からphp-study-staff@というのがあって,運営はそちらで話をしましょう(IRCのチャンネルができた当初も「経過的議論だけにとどめましょう」という話だったはず)という感じで進めていたつもりでした(自分自身が実作業として離れていたので乖離が発生してきつつあった時点での指摘はしませんでしたが).

IRCでの進行が好まれる理由

IRCやメッセンジャーでの議論はえてしてスムーズに進みがちで好まれる傾向があります.
大体においてこういう要素があるんじゃないでしょうか?

・比較的リアルタイムに話を進めやすい(寝落ち禁止).ディスカッション,調査,決定…
・やばそうなときにも和み系メッセージで緩和しやすい
・トライアンドエラーをしやすい
・もろ公(おおやけ)のところで完全に公開されづらい,あるいは公開されていても閲覧者が増えづらい (こっそりディベートしやすい)

IRCでの議題決定が危険な理由

ようするに「手っ取り早い」わけですが,裏を返すと非参加者はまったく絡むことができないわけです.ここでいくつかの危険性があります.

そもそも参加できない人も少なくない

コミュニケーションや多人数構成は雰囲気の好き嫌いもありますが,そもそも参加権ない人が出てきます(社内オフィスでそういう行為は技術的にフィルタリングなどで禁止されていたり規約で禁止されていたり)

また,環境的に参加できる人でもリアルタイムに参加できない,例えば普段その時間帯は寝ているかもしれません.えてしてIRCで進行が早いのは日が変わる前後から深夜になるんじゃないかと思います.

適当に話を大幅に進めることができる

十分にキメの事項を知らずに進めることが可能(さっさと話を進められるので),しかも未来にはその作業についての記録ポインタが基本的にないのでキメや作業についての検証がまずほとんどできない落とし穴があります

また,記録に残らないのでより適当に進めることができます.極端悪意(あるいは持ってなくてもいいけどその他うろ覚えな記憶など)を持って議論を自分の好きな方向に持っていくことも十分できます.

こちらはWikiなどを併用することでフォローできますが,そうしなければ残しづらいという言い方にもなります.

もっとメーリングリストで話を進めてもいいんじゃないでしょうか?

ここでいうメーリングリストはいわゆる下記のような設定になっているものを想定しています.

・Subject: のprefixでシリアルが振られている(ex: [test:10])
・メールは最低限必要な人にはHTMLやmboxアーカイブなどで公開している

いずれもそんなに難しくないありがちな設定かと思います.

っで,メーリングリストがベストソリューションとは言いませんが,個人的にはIRCよりマシだと思っています(必要ないとは思いませんが).
例えばphpug-admin@php.gr.jpの場合,相当歴史は長いですが,たった2000通弱のメールしか流れていません.
しかも過去のメールはphp.gr.jpになってからに限ってはmailmanのアーカイブから「生の状態のものが」すべて取得できます(gzip形式で圧縮されていますが).
この表の「ダウンロード版」のリンク先を全部ダウンロードし,どうにか圧縮ファイルを展開してメーラーに突っ込めば全部読むことができます.

※クリティカルな話(例えばスポンサーとの契約,サーバー内の細かい情報,PHPカンファレンスで企業とのやり取りなど)はclosedなメーリングリストで行われている場合があるのでその限りではないですが

最低限記録に残していくことで後で参加する人は過去の情報を追いかける権利を持つことができます.しかしIRCでの決議は基本的にこの限りではありません.

「ウェブにIRCのログが残っているよ」と言われても,殆どの場合たとえ性善説であってもすべて残っていることを信用することはできません.

個人的には情報は再利用できて何ぼだと思います.
設計書みたいなものとか運用手順書みたいなものを作れないならせめて経過は全部残すようにしたほうがいいと思います.

個人的には

IRCやメッセンジャーは嫌いではなくむしろ好きな方だと思います.
しかし組織的に動くものにはあまり取り入れたくないとも思っています.
例えば性格上細かいので(ぶ 記録として残らないものは突っ込みしづらいことがとても気になります.
なのでかりにこういうところで議論しても「発端」「経過」「結論」などはなるべくメールで書くように心がけているつもりです(あくまでつもりですが

結論

結論というほどのものでもないですが,上記危険性とメーリングリスト不活用が相乗効果を出して半年とか1年レベルになると「わからないところで決まってる」とかが増えてきて徐々に参加者が減ってくることが経験上少なくありません.
今活発に動こうとしているphpug-admin@系がそうならないことを願います.

あと個人的に完全に時間がほぼまったく取れないこともありますが,思うことがあって積極的に日本PHPユーザ会内で作業をしないようにしている自分がいます.ごめんなさい.
ご迷惑をおかけしている面もあるかと思いますが,もし本当にあるようでしたらすみません.